Principios generales y postulados
LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, con domicilios y teléfonos como se relacionan en el AVISO DE PRIVACIDAD, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Marco legal
Constitución Política de Colombia, artículo 15, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de
2012, Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C - 748 del 2011;
Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia (Ley 1581 de 2012, artículo 3), se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objetos de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios para el Tratamiento de los datos personales
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (artículo 4), aplicará, de manera armónica e integral los siguientes principios:
Principio de legalidad: En cumplimiento de este principio ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS. Realizan el Tratamiento de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley y demás disposiciones que lo desarrollan.
Principio de libertad: El Tratamiento de datos lo ejercerá él ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la mencionada Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Dato sensible
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Autorización del titular:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Casos en que no se requiere la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, así como a las Obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, que involucra el manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores al interior de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL, está enmarcado bajo los siguientes principios:
Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos administrados por ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL en ejercicio de sus actividades están destinados a cumplir una función de logística flexible e integral, por lo tanto, se garantizará su acceso de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados; para estos propósitos, la obligación de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL será de medio y no de resultado.
Se deben implementar todos los controles técnicos que aseguren el acceso controlado a los sistemas de información y /o bases de datos de la organización.
Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y cualquier norma aplicable.
En consecuencia, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las gremiales o de representación.
Todas las personas con vínculo laboral o contractual vigente, o sean vinculadas a futuro para la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un compromiso de confidencialidad para efectos de asegurar tal responsabilidad. Esta obligación persiste y se mantiene incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las Funciones de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL. Asimismo, ENCARGA LOGISTICA
EMPRESARIAL tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus actividades.
El Tratamiento de datos personales que ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio de Colombia y demás normas que apliquen a su objeto social.
Legalidad: Todas las actuaciones de tratamiento de datos de carácter personal realizadas por ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL tienen una estricta relación de causalidad con el cumplimiento de sus actividades y en consecuencia corresponden con fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.
Libertad: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal, en consecuencia, respeta el ejercicio de los derechos que a los titulares asiste y se compromete y asume la política contenida en este documento para garantizar el ejercicio de los mismos y el cumplimiento de sus obligaciones.
Seguridad: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal ha adoptado todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar alteración, pérdida, consulta, destinación o acceso no autorizado o fraudulento respecto a la información de carácter personal.
Transparencia: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Veracidad o Calidad: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL garantiza que la información contenida en las bases de datos será veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. La veracidad y calidad de los datos personales estarán sujetas a lo informado por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.
TRATAMIENTO
Tratamiento de datos públicos: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública que administra en el cumplimiento de sus actividades.
Tratamiento de datos sensibles: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización; sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular; se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento.
Tratamiento de datos de menores: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL solo trata datos personales de menores de edad; siempre y cuando se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, en ese caso, cumplidos los anteriores requisitos, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización de los datos del menor.
Autorización de uso y tratamiento de datos personales: Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.
Del derecho de acceso: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012 solamente a los Titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación incluyendo los electrónicos. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Del Derecho de consulta: Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL, cuya consulta atenderá a lo dispuesto por el Código de Comercio. En consecuencia, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores pertenecientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información
contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo la responsabilidad de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL.
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL establecerá las medidas de autenticación que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
Establecer los diferentes formatos, sistemas y otros métodos que se informarán en el presente documento;
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Del derecho a reclamar: El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos administrados por ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales; en tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado de los datos personales.
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.
Del derecho a la rectificación y actualización de datos: ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados; al respecto, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL tendrá en cuenta en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, que el Titular indique las correcciones a realizar y aporte la documentación que avale su petición.
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL considere pertinentes y seguros.
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos para tal fin que se pondrán a disposición de los interesados.
Del derecho a la supresión de datos: El Titular de datos personales, tiene el derecho en
Todo momento, a solicitar a ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL y con la debida autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC según lo dispuesto en la ley.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con Una obligación legalmente adquirida por el titular.
Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
Del derecho a revocar la autorización: Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL ha establecido mecanismos que le permiten al titular revocar su consentimiento o autorización.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular;
Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
Protección de datos en los Acuerdos o contratos: En los contratos o cualquier acuerdo, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL incluye cláusulas que permitan obtener la autorización de manera previa y general del tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, que incluye autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en casos necesarios, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL tenga algún vínculo.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos.
Por su parte, ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
Transferencia de datos personales a terceros países: En los casos en que ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL en desarrollo de alguna de sus actividades, a nivel internacional, cooperación y representación internacional o participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC si a ello hubiere lugar.
Se considera una transferencia internacional, cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
Video Vigilancia: Toda persona que ingrese a las instalaciones de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, podrá ser video grabada por cámaras de seguridad. Las imágenes captadas por las cámaras del sistema de circuito cerrado de televisión serán utilizadas para su seguridad y de las personas que nos visitan.
Vigencia de las bases de datos: las bases de datos que incluyan datos personales tendrán Una vigencia igual a la duración de la Sociedad ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS.
FINALIDAD
El tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los datos personales que se recolectan de los titulares tendrá las siguientes finalidades:
Para el eficaz desarrollo y la prestación efectiva de los servicios en los que se enmarca el objeto social de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL., cuyas principales actividades corresponden a los servicios postales, servicios de transporte, logísticos y afines;
El cumplimiento de disposiciones legales, compromisos contractuales y de otra índole;
Actividades propias de un proceso de selección de talento humano, relaciones laborales y programas de calidad de vida, incluyendo aquellas que involucren al núcleo familiar de los colaboradores;
Para la remisión de información relacionada con actividades, eventos, programas y servicios que promociona ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL.
Deberes de ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, como responsable del Tratamiento de Datos Personales
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, cuando actúen como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirán con los siguientes deberes:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información y las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado el Titular y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al titular.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Registro Nacional de bases de datos
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Autorizaciones y consentimiento
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos con el fin de llevar a cabo la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales del Titular.
Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización será generada por él ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS y puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de texto, Internet, sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Prueba de la autorización
LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS utilizará los mecanismos con que cuentan actualmente, e implementarán y adoptarán las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Aviso de privacidad
El AVISO DE PRIVACIDAD es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Prerrogativas y demás derechos de los Titulares de la información
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS en su condición de responsable del tratamiento.
Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento.
Recibir información por parte del LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, Previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes de LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Garantías del Derecho de Acceso
LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, establecerá mecanismos sencillos, ágiles y permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquéllos y ejercer sus derechos sobre los mismos.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.
Consultas
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS garantizara el derecho de consulta suministrando a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales
ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS garantizan:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la Fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Rectificación, actualización y supresión de datos
En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales y con el fin de asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos, el LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, procederán a actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, cuando así lo solicite el Titular, de tal manera que satisfagan los propósitos de su tratamiento.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el correspondiente LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS; sin embargo, LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS se
reserva el derecho a la supresión de los datos solicitados por el Titular en los siguientes casos:
Si al Titular le asiste un deber legal o contractual de mantener sus datos personales.
Si la eliminación obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas.
Si los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Revocatoria de la autorización
Los Titulares podrán en todo momento solicitar al LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de la Información, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, dispondrá de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para que el Titular presente la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad, LA EMPRESA ENCARGA LOGISTICA EMPRESARIAL SAS, implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.